TERMEXAのPactOrbit
PactOrbitの仕組み
PactOrbitは契約の期限台帳です。いつ何が失効するのか、いつ通知が必要なのか、誰が対応すべきかを記録し、事前にその担当者へ通知します。
1. 日付の登録方法
追跡対象の項目は、1分足らずで手動作成することも、CSVファイルからインポートすることも、アップロードした書類から提案させることもできます。どの方法でも、保存される項目は同じ項目、すなわち取引先、有効期限、解約予告期間、期限、金額と通貨、担当者、ステータス、メモを保持します。
2. 自動抽出はあくまで提案です
書類がアップロードされると、そのテキストが読み取られ、決まったスキーマで回答する言語モデルに渡されます。取引先、有効期限、自動更新の有無、解約予告期間の長さと単位、金額と通貨、各値の抽出元となった抜粋とページ、見つからなかった項目に対する明示的な不確実フラグです。値が見つからない場合は空欄のままにします。書類のテキストは信頼されないデータとして扱われ、指示として実行されることはなく、ツール・機密情報・他の組織へのアクセス権も持ちません。
3. 確認というゲート
提案はそれ自体では何も起こしません。抽出元の抜粋と並べて表示され、すべての項目を編集でき、組織のメンバーが確認して初めて監視が始まります。提案を却下した場合、何もスケジュールされません。
4. 日付計算エンジン
期限は日付のみのカレンダー計算で算出され、時刻やタイムゾーンの変換は行いません。解約予告期間は日数、または暦月単位で遡って計算され、存在しない日に到達する月数計算は当該月の末日に補正されます。契約書に明記された期限は常に計算結果より優先され、使用した前提条件は結果の横に表示されます。
5. リマインダー
確定した期限に対して、組織のタイムゾーンで評価される90日前、60日前、30日前、14日前、7日前のリマインダールールが作成されます。日付を変更すると、不要になったリマインダーは取り消され、必要なリマインダーがスケジュールされます。未確認の項目に対してリマインダーが作成されることはありません。
6. 一覧の活用
ダッシュボードでは、30日、60日、90日、180日以内に予定されている項目を、検索とステータスによる絞り込みとともに一覧表示します。項目は更新済み、解約済み、失効、アーカイブ済みへと状態が遷移します。一覧はスプレッドシートの数式文字を無害化した上でCSVに出力でき、CSVインポートは書き込み前にプレビューと検証が行われます。
PactOrbitが行わないこと
- 法的助言は行わず、条項が有効かどうかの解釈も行いません。
- お客様に代わって解約通知を送信することはありません。
- 書類中のすべての日付が発見される、あるいは正しく発見されることを保証するものではありません。そのため確認が必須となっています。
- 組織がアップロードしていない書類を読み取ることはなく、組織間で共有することもありません。