Gratis sjabloon voor contractbeheer in Excel en Google Sheets
Een eenvoudige spreadsheet voor het bijhouden van contractverlengingen, opzegtermijnen en opzegdeadlines. Download de CSV, open deze in Excel of Google Sheets, en begin met invullen. Geen registratie nodig.
Download het sjabloon
Het bestand is een CSV met één rij per overeenkomst en twee voorbeeldrijen die u kunt verwijderen. Het opent direct in Excel, Google Sheets, Numbers en LibreOffice.
Waar elke kolom voor dient
Houd de volgorde van de kolommen aan: de laatste twee kolommen worden berekend op basis van de voorgaande.
| Wederpartij | Met wie de overeenkomst is. |
|---|---|
| Naam overeenkomst | De titel op het document, zodat u het terugvindt. |
| Eigenaar | De persoon die verantwoordelijk is voor de beslissing om te verlengen of op te zeggen. |
| Startdatum | Wanneer de looptijd begon (YYYY-MM-DD houdt de sortering correct). |
| Vervaldatum | Wanneer de huidige looptijd eindigt. |
| Verlengt automatisch | Ja of Nee. Dit is de kolom die de meeste spreadsheets vergeten. |
| Opzegtermijn | Hoeveel opzegtijd u moet geven, in dagen of kalendermaanden. |
| Opzegdeadline | De laatste dag om op te zeggen: vervaldatum minus de opzegtermijn. |
| Herinneringsdatum | Wanneer u gewaarschuwd wilt worden. Meestal 30 dagen voor de opzegdeadline. |
| Documentlink | Waar de ondertekende kopie zich bevindt. |
| Notities | Alles wat de beslissing beïnvloedt: prijsverhogingen, maxima, contactpersonen. |
Hoe u het instelt
- Download de CSV en open deze in Excel of Google Sheets, en sla het op als een normaal spreadsheetbestand.
- Voer één rij per overeenkomst in. Gebruik de datumnotatie YYYY-MM-DD zodat sorteren en datumberekeningen werken.
- Vul de opzegtermijn precies in zoals het contract deze omschrijft, in dagen of in kalendermaanden.
- Bereken de opzegdeadline door de opzegtermijn van de vervaldatum af te trekken, en controleer het resultaat aan de hand van de contracttekst.
- Sorteer op opzegdeadline, oudste eerst, zodat de eerstvolgende beslissing altijd bovenaan staat.
- Zet een agenda-item op elke herinneringsdatum, want een spreadsheet kan u zelf niets vertellen.
Bereken een opzegdeadline
Handmatig kalendermaanden terugtellen is waar de meeste spreadsheetfouten ontstaan, vooral rond het einde van de maand. Gebruik de gratis calculator en plak het resultaat in uw blad.
Waar een spreadsheet niet meer helpt
- Het waarschuwt u nooit uit zichzelf. Iemand moet het op de juiste dag openen.
- Gekopieerde maandberekeningen gaan mis rond het einde van de maand, en 31 januari minus één maand is niet vanzelfsprekend.
- Als twee personen elk hun eigen kopie bijhouden, zijn beide verouderd.
- Er is geen registratie van wie een datum heeft gecontroleerd, of uit welke clausule deze komt.
Wanneer u wilt dat het blad u waarschuwt
PactOrbit bewaart dezelfde informatie als een register, berekent opzegdeadlines met afhandeling van maandeindes, en stuurt herinneringsmails voorafgaand aan elke deadline. Elke datum wordt door een persoon bevestigd voordat deze wordt gevolgd. Het gratis plan dekt een handjevol overeenkomsten zonder kosten.